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Typologies d’outils au service de la GPEC

Types d’outils Objectifs Exemple d’informations
(à recueillir et à analyser)
Ceux qui permettent de faire des constats Ils donnent une photographie à un moment donné de l’état des effectifs Répartition des effectifs par statuts, âge, qualifications, sexe, niveau de formation,….
Ceux qui permettent de faire des simulations Ils rendent possibles les projections en fonction de la modulation de certains paramètres Pyramide des âges
Pyramide des anciennetés
Départs à la retraite
Ancienneté dans le poste
Ceux qui permettent d’identifier les besoins en emplois (dynamique d’évolution) Ils présentent une cartographie des salariés par domaines ou métiers (effectifs/métier) Cartographie des métiers
Référentiels métiers
Ceux qui permettent d’assurer un suivi de l’évolution qualitative des ressources Ils identifient les souhaits et évaluent les potentialités Entretiens individuels
Plan de formation
Bilan de compétences
Référentiels et évaluation des compétences…

Source CEDIP (Centre d’Evaluation de Documentation et d’Innovation Pédagogiques – Ministère de l’Equipement, des Transports et du Logement)

Exemples d’actions opérationnelles relevant de la démarche de GPEC :

  • Formalisation du plan de développement

La GPEC ne peut s’envisager qu’en relation étroite avec la stratégie de l’entreprise afin d’évaluer les besoins en effectifs, en compétences, en types de métiers, et identifier les écarts avec les Ressources Humaines en place. Encore faut-il que cette stratégie soit connue, formalisée, partagée…

  • Pilotage d’une démarche GPEC comme un projet

Les outils opérationnels sont des clés d’entrée pour poser les bases d’une démarche de GPEC, mais ils ne suffisent pas pour autant. La mise en place d’une action GPEC correspond au pilotage d’un projet complexe et souvent inscrit dans le temps, qui concerne d’emblée une grande partie des acteurs de l’entreprise.

  • Définition du rôle des managers de proximité

La réussite de la démarche de GPEC dépend, bien entendu, de l’implication des représentants des salariés mais également de la façon dont l’encadrement de proximité va utiliser les outils. Les associer activement, dès le départ, permet de les impliquer et d’intégrer leur connaissance approfondie des métiers. C’est aussi l’occasion de les restaurer dans leur rôle de manager des compétences de leur équipe. Au préalable, faut-il encore déterminer leur rôle dans l’entreprise….

  • Cartographie des processus

Une démarche de GPEC suppose au départ une remise à plat de l’organisation fonctionnelle (métier). Il s’agit alors de clarifier les missions, les responsabilités, les liens entre les métiers et les services et, bien entendu, les compétences attendues. La cartographie des processus est l’un des outils pour disposer d’une lecture synthétique de ce qui est fait dans l’entreprise, avec les finalités, ressources et objectifs bien mis en évidence.

  • Définition des métiers / des fonctions

La méthodologie de GPEC se base sur l’analyse des métiers, des activités et des compétences qui y sont liées. En effet, la clarification du « qui fait quoi ? » semble indispensable aujourd’hui, compte tenu des évolutions des entreprises, pour permettre à chacun de mieux se positionner, de connaître son rôle et ses missions dans un contexte donné.

  • Mise en place d’entretiens annuels

Les outils liés à la GPEC sont multiples, mais les entretiens annuels (de progrès ou d’évaluation, ou d’appréciation), ainsi que les fiches de poste nous semblent être des outils déterminants.

L’entretien annuel est un outil de management des ressources humaines dans l’entreprise. Il est destiné, non seulement aux responsables pour gérer individuellement leurs collaborateurs, mais également aux salariés, pour exprimer leurs besoins ou attentes professionnelles, ainsi qu’aux responsables en charge de la fonction Ressources Humaines, pour mettre en place des actions de gestion des compétences.

  • Prévention des risques professionnels

Un lien direct est établi entre le besoin d’anticiper les évolutions de compétences et la question des conditions de travail. En effet, ne pas prendre en compte les évolutions de métiers, les contraintes d’activité, peut conduire un salarié à être en difficulté.