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Administration

Enjeux

  • Assurer une gestion adaptée aux contraintes financières
  • Concilier les projets d’entreprise avec les spécificités liées à l’activité et à l’organisation de la structure
  • Être en capacité d’intégrer la polyvalence et la flexibilité souvent nécessaires

Types d’actions : CT : Conditions de travail / GRH : Gestion des Ressources Humaines / M/C : Management – Communication / O : Organisation

 

Point critique : Situation financière contrainte, fragile (problèmes de trésorerie)

RISQUES ACTIONS
(exemples envisageables)
DISPOSITIFS / OUTILS ACTEURS A MOBILISER DÉLAIS
Incertitude du plan de trésorerie

Difficulté à assurer les charges au quotidien

Conflits interpersonnels

Stress, charge mentale

M/C : Analyser et mettre en cohérence les moyens et ressources nécessaires avec le plan de financement, décider des priorités Plan de développement, spécifique Direction, bureau Immédiat
O : Prévoir des temps de travail réguliers avec la direction et l’expert comptable Plan de développement, prévisionnel financier Direction, expert comptable //
M/C : Impliquer davantage la personne en charge du volet financier dans les relations avec les partenaires externes, les financeurs Réseau partenarial Direction //

 

Point critique : Insuffisance de communication interne

RISQUES ACTIONS
(exemples envisageables)
DISPOSITIFS / OUTILS ACTEURS A MOBILISER DÉLAIS
Perte de données, d’informations

Dysfonctionnements, perte de temps

Retard sur l’activité

O : Mettre en place des réunions régulières d’information sur l’activité et les orientations Réunions interne Direction, bureau Immédiat
M/C : Maintenir une régularité des réunions d’équipe, les structurer autour d’un ordre du jour et d’un relevé de décisions // Direction, salariés //
M/C : Formaliser les règles de mode de gestion : qui décide, comment ? Organigramme, liens hiérarchiques formalisés dans les fiches de postes, TRR //

 

Point critique : Adaptation et polyvalence nécessaire (saisonnalité, taille d’équipe, statuts permanents/intermittents etc.)

RISQUES ACTIONS
(exemples envisageables)
DISPOSITIFS / OUTILS ACTEURS A MOBILISER DÉLAIS
Déficit de compétences spécifiques

Surcharge de travail

Conciliation vie professionnelle /vie personnelle

GRH : Profiter des périodes d’activité restreints pour se former Plan de formation Plan de formation, OPCA 3 mois
M/C : Anticiper la répartition de l’activité annuelle Plan de charge annuel Direction, encadrement Immédiat
O : Mettre en place une organisation et des outils pouvant supporter les variations d’activité et d’effectifs Fiches projet, de suivi, fiches procédures ….  L’ensemble des collaborateurs

 

Point critique : Sentiment d’isolement

RISQUES ACTIONS
(exemples envisageables)
DISPOSITIFS / OUTILS ACTEURS A MOBILISER DÉLAIS
Perte de vision globale, de sens et de valeurs partagées

Désengagement

Difficulté d’intégration

Manque d’autonomie

M/C : Organiser des moments d’échanges sur les projets, les bilans, les relations, les difficultés rencontrées Groupes de travail, réunions Direction, équipe Immédiat
M/C : Adapter le mode de communication aux spécificités de l’activité et aux besoins de l’équipe TIC, réunions à distance // //
M/C : Prévoir des temps permettant de décloisonner les missions pour favoriser le sens et le sentiment d’appartenance Visite sur lieux de réalisation de l’activité, salons, festivals etc. Direction, encadrement  3 à 6 mois
O: Mettre en place des outils de coordination Logiciels (base de données, gestion de projet etc.) et  dossiers partagés, réunions à distance Direction, équipe  6 mois
GRH : Structurer les périodes d’intégration des collaborateurs nouvellement entrants Plan d’intégration, feuille de route, entretiens //  3 mois